4 raisons pour lesquelles la gestion électronique des documents est vitale pour votre nouvelle entreprise

publié le

09/06/2022

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4 raisons pour lesquelles la gestion électronique des documents est vitale pour votre nouvelle entreprise

Personne n’aime s’occuper de l’administratif. C’est d’autant plus vrai lorsqu’on vient de démarrer une entreprise et qu’il y a cent choses à faire.

La gestion des documents est probablement le cadet de vos soucis, mais si elle n’est pas effectuée correctement, cela pourrait entraîner un certain nombre de problèmes pour votre entreprise plus tard.

Il est donc temps de mettre en place des processus  pour de meilleures pratiques qui soutiendront la croissance de votre entreprise.

Nous examinons de plus près pourquoi la gestion électronique des documents est vitale pour votre entreprise en démarrage :

1. C’est très efficace

Avoir un bon système de gestion des dossiers électroniques améliorera à la fois l’efficacité interne et la compétitivité globale de votre entreprise.

Il n’y a rien de plus distrayant ou frustrant que d’avoir des piles de documents physiques et de fichiers qui traînent. Et ne pas être en mesure de trouver ce dont vous avez besoin pourrait finalement nuire à votre réputation.

Un système de gestion électronique des documents (EDMS) garantit que les enregistrements ne sont pas perdus et vous aide à obtenir toutes les informations ou données dont vous avez besoin rapidement et de manière fiable.

2. C’est rentable

Économiser de l’argent dans la mesure du possible est essentiel pour toute start-up, et le stockage électronique des documents est un moyen rentable de gérer tous vos dossiers.

La gestion manuelle des documents est un processus de back-office qui prend du temps et vous seriez bien mieux placé pour libérer des ressources internes et du temps de personnel coûteux. Réaffectez-les plutôt à des tâches plus importantes et plus productives qui contribueront à renforcer et à développer votre entreprise.

Il existe également des coûts associés au stockage physique, d’autant plus qu’une entreprise à croissance rapide génère pléthore de fichiers. Le passage a u stockage numérique vous permettra de gérer de manière rentable les besoins d’expansion.

3. Elle soutient les bonnes pratiques de conformité

Le type d’industrie ou de juridiction dans lequel votre entreprise opère dictera les types de réglementations que vous devez respecter en ce qui concerne le stockage des documents et des données.

Les fichiers hérités peuvent devoir être conservés pendant un certain nombre d’années, et vous devrez peut-être prouver que certaines procédures ont été suivies et que des informations sensibles ont été stockées correctement.

La gestion des dossiers électroniques élimine les soucis de conformité. La GED peut même être configuré pour s’assurer que les enregistrements sont détruits de manière sécurisée et rapide lorsque vous n’en avez plus besoin.

4. Elle protège votre entreprise

Enfin, La GED est le moyen le plus sûr de stocker des documents et des fichiers. Il y a eu un certain nombre de violations de données très médiatisées ces dernières années, et votre entreprise doit protéger les informations financières sensibles et les détails fiables des clients avec un système sécurisé.

Il a également la valeur ajoutée de fournir une sauvegarde hors site, en cas de sinistre au bureau qui pourrait détruire les fichiers physiques et électroniques dans vos locaux.

La gestion électronique des documents est un atout vital pour la fonction administrative de toute entreprise, grande ou petite. Si vous n’avez pas encore de processus en place, il est judicieux sur le plan commercial d’en mettre un en place le plus tôt possible. Pour en savoir plus sur la solution de système de gestion électronique de documents de DWS : cliquez ici.

 

Article proposé par GOTOVERSE Agence de communication et de markting digital, Gestion de réseaux sociaux 

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