Auteur/autrice : Myriam Arkhouch

4 raisons pour lesquelles la gestion électronique des documents est vitale pour votre nouvelle entreprise

Personne n’aime s’occuper de l’administratif. C’est d’autant plus vrai lorsqu’on vient de démarrer une entreprise et qu’il y a cent choses à faire.

La gestion des documents est probablement le cadet de vos soucis, mais si elle n’est pas effectuée correctement, cela pourrait entraîner un certain nombre de problèmes pour votre entreprise plus tard.

Il est donc temps de mettre en place des processus  pour de meilleures pratiques qui soutiendront la croissance de votre entreprise.

Nous examinons de plus près pourquoi la gestion électronique des documents est vitale pour votre entreprise en démarrage :

1. C’est très efficace

Avoir un bon système de gestion des dossiers électroniques améliorera à la fois l’efficacité interne et la compétitivité globale de votre entreprise.

Il n’y a rien de plus distrayant ou frustrant que d’avoir des piles de documents physiques et de fichiers qui traînent. Et ne pas être en mesure de trouver ce dont vous avez besoin pourrait finalement nuire à votre réputation.

Un système de gestion électronique des documents (EDMS) garantit que les enregistrements ne sont pas perdus et vous aide à obtenir toutes les informations ou données dont vous avez besoin rapidement et de manière fiable.

2. C’est rentable

Économiser de l’argent dans la mesure du possible est essentiel pour toute start-up, et le stockage électronique des documents est un moyen rentable de gérer tous vos dossiers.

La gestion manuelle des documents est un processus de back-office qui prend du temps et vous seriez bien mieux placé pour libérer des ressources internes et du temps de personnel coûteux. Réaffectez-les plutôt à des tâches plus importantes et plus productives qui contribueront à renforcer et à développer votre entreprise.

Il existe également des coûts associés au stockage physique, d’autant plus qu’une entreprise à croissance rapide génère pléthore de fichiers. Le passage a u stockage numérique vous permettra de gérer de manière rentable les besoins d’expansion.

3. Elle soutient les bonnes pratiques de conformité

Le type d’industrie ou de juridiction dans lequel votre entreprise opère dictera les types de réglementations que vous devez respecter en ce qui concerne le stockage des documents et des données.

Les fichiers hérités peuvent devoir être conservés pendant un certain nombre d’années, et vous devrez peut-être prouver que certaines procédures ont été suivies et que des informations sensibles ont été stockées correctement.

La gestion des dossiers électroniques élimine les soucis de conformité. La GED peut même être configuré pour s’assurer que les enregistrements sont détruits de manière sécurisée et rapide lorsque vous n’en avez plus besoin.

4. Elle protège votre entreprise

Enfin, La GED est le moyen le plus sûr de stocker des documents et des fichiers. Il y a eu un certain nombre de violations de données très médiatisées ces dernières années, et votre entreprise doit protéger les informations financières sensibles et les détails fiables des clients avec un système sécurisé.

Il a également la valeur ajoutée de fournir une sauvegarde hors site, en cas de sinistre au bureau qui pourrait détruire les fichiers physiques et électroniques dans vos locaux.

La gestion électronique des documents est un atout vital pour la fonction administrative de toute entreprise, grande ou petite. Si vous n’avez pas encore de processus en place, il est judicieux sur le plan commercial d’en mettre un en place le plus tôt possible. Pour en savoir plus sur la solution de système de gestion électronique de documents de DWS : cliquez ici.

Article proposé par GOTOVERSE Agence de communication et de markting digital, Gestion de réseaux sociaux 

La gestion électronique de documents est un système qui permet d’optimiser la digitalisation de son entreprise.

Qu’importe le secteur d’activité, les organisations partagent toutes une même problématique, à savoir l’augmentation des fichiers à éditer, imprimer et partager.

Cela engendre des coûts de fonctionnement qui explosent.

La vitesse à laquelle se déploie la digitalisation dans le monde a multiplié les informations et la production de contenu papier échangé chaque jour. Les organisations doivent déployer une énergie considérable pour faire face à l’accumulation de documents.

La technologie apporte alors des solutions GED intéressantes comme les logiciels gestion électronique des documents devenus des outils indispensables pour la création, le stockage, l’archivage et la protection des documents.

Gain en productivité, automatisation et sécurité des données sont autant d’opportunités offertes dans un projet GED.

Les avantages d’une stratégie de GED

1. Améliorer l’accès à l’information

20 %, soit 1 jour par semaine, serait consacré à la recherche d’information dans le cadre de leur fonction. La Ged contribue à rendre la recherche plus rapide pour booster la productivité des équipes. Archivée dans un Cloud dédié, elle permet de gagner un temps précieux et de diminuer drastiquement la perte de données. Qu’importe le nombre de fichiers, une gestion électronique efficiente facilite le classement des documents grâce à un système d’arborescence pensé et des dossiers visibles directement à distance et de manière rétroactive.

1. Réduire la dépendance au papier

Difficile pour l’entreprise de se passer de l’utilisation du papier dans son quotidien. La GED peut donc apporter une réponse efficace pour réduire les impressions et ainsi faire baisser la facture. Une consommation qui s’élève jusqu’à 85 kilos par an et par salarié. Si le changement d’habitudes peut permettre de limiter le gaspillage, la gestion automatique va au-delà en élimant le papier au profit d’un format électronique.

Collaboration et productivité, les bénéfices insoupçonnés d’un système de gestion documentaire pour les équipes

Dans un monde où le télétravail prend de plus en plus d’ampleur, la capacité à pouvoir échanger et collaborer efficacement passe en grande partie par la dématérialisation et plus largement la gestion électronique des documents. Les fichiers peuvent être ajoutés via une ou plusieurs sources et être accessibles à tout moment. La diffusion de l’information s’effectue par email ou à travers un logiciel GED. Une meilleure visibilité sur les contenus envoyés à l’extérieur donc et un monitoring plus poussé pour les managers d’équipes.

La transition d’un modèle papier à la gestion automatique de documents aide les organisations à automatiser les tâches chronophages et à minimiser les erreurs. L’impact sur la productivité est notoire avec des logiciels de gestion documentaire pour apporter une solution à chaque défi engendré par la digitalisation.

La GED est une stratégie qui améliore le traitement des documents. Une nouvelle manière de gérer l’information en interne et en externe. Le flux de documents est traité plus rapidement grâce aux logiciels de gestion qui se chargent de stocker et de classer l’ensemble des informations reçues ou échangées par l’entreprise.

On assiste à une tendance émergente : la dématérialisation des documents. Les nouvelles technologies couplées à la digitalisation des entreprises ont transformé le fonctionnement des organisations avec une utilisation réduite de matériels dans leur fonctionnement.

Avec un changement climatique qui concerne tout le monde, la dimension de son impact sur l’environnement est un sujet central pour les professionnels. D’une part, pour des raisons éthiques, d’autre part pour l’image de l’entreprise auprès de ses partenaires et clients.

L’usage du papier dans l’entreprise représente à lui seul plus de 300 millions de tonne dans le monde. Près de la moitié concerne l’impression de documents à vocation professionnelle. Partant de ce constant, la voie dématérialisée semble la seule viable pour les prochaines années.

La dématérialisation pour protéger l’environnement

Après 200 ans d’industrialisation, nous entrons dans une nouvelle ère. Les économies sont enfin prêtes à accueillir le changement pour se porter vers des alternatives innovantes et plus écologiques.

La dématérialisation ce n’est pas simplement sauver quelques feuilles de papier. Elle contribue à supprimer chaque étape qui a amené à sa fabrication. Ainsi, numériser revient à utiliser moins de nickel, moins de fertilisants, moins d’eau pour l’irrigation, moins d’arbres coupés, etc. Toutes ces choses sur lesquelles nous avons construit notre économie s’apprêtent à disparaître ou tout au moins connaître une profonde transformation.

Si le concept écologique est à la mode, il reflète également une réalité que les professionnels ne peuvent plus ignorer. Le gaspillage et la surconsommation de papiers, d’encre, de matériels, etc. ne constituent plus uniquement un souci économique.

Comment implémenter efficacement la dématérialisation des documents ? h2

Afin de pouvoir considérer la démat comme une stratégie viable à long terme, il faut tout d’abord que l’entreprise fasse le choix du 100 % digital. L’entre-deux n’amènera pas les résultats escomptés car la balance écologique ne peut être à l’équilibre.

Il faut également un changement de culture d’entreprise pour ne pas dire de mentalité. En effet, dématérialiser ses factures pour réduire sa consommation de papier n’apportera que très peu de résultats si le matériel informatique est renouvelé sans cesse pour des raisons de mauvaises gestions ou de négligence.

L’application du digital participe à la dimension effective de l’utilisation de ressources incluant le matériel évidemment mais des substances toxiques, de l’énergie ou comme vu précédemment de l’eau. Repenser son entreprise autour d’un projet qui se veut écoresponsable apporte de nombreux bénéfices sur la communication auprès des partenaires et l’implication des salariés.

La transformation numérique permet une réduction des émissions de carbone à hauteur de 20 %. Il ne s’agit donc pas d’une mesurette pour estampiller un label écologique sur ses activités mais bien d’une participation active pour la protection de la planète.

La complexité des questions écologiques ne devrait pas être une barrière pour insuffler le changement dans sa propre organisation. Il est donc important de se faire accompagner pour initier une réflexion sur les possibilités offertes et la manière de mettre efficacement en œuvre la dématérialisation dans l’entreprise. 

La dématérialisation

Le risque numérique est né avec la transformation digitale des entreprises. Avec l’implémentation de nouvelles méthodes de travail et d’outils digitaux, il implique un ajustement qui n’est pas toujours accepté en interne, ni même compris par les collaborateurs qui constituent pourtant les maillons essentiels vers une transition effective. 

La digitalisation des entreprises est l’un des points les plus cruciaux pour les organisations. Si le concept n’est plus à remettre en cause, il entraine avec lui des incompréhensions et des problématiques en interne qui, mal identifiées, peuvent conduire à une déconstruction globale et une perte de croissance significative.

Comment gérer sa transformation digitale ?

Faire entrer le digital dans son entreprise n’est pas simplement un bonus pour accroître ses résultats. Le web a disrupté la plupart des marchés. 

Ne pas se digitaliser est un frein à son développement et une raison suffisante pour voir partir ses clients mêmes les plus fidèles. L’absence d’innovation technologique entraine des résultats décevants et peut même, comme nous l’avons vu durant la crise sanitaire du Covid-19, obliger les organisations à mettre fin à leur aventure à la suite d’un manque d’activité et accru par l’impossibilité de répondre aux enjeux actuels. 

Une bonne stratégie ne doit pas pour autant faire oublier l’importance d’une gestion efficace. Les menaces sont bien réelles ; mais correctement anticipées, elles pourront se transformer en opportunités. 

Il faut pour cela mettre en place des processus en amont pour renforcer la cohésion technologique et préparer la gouvernance de son orientation stratégique. 

La dématérialisation : produire des documents au format numérique. Il s’agit d’une réorganisation complète dans sa manière de traiter les informations et de gérer les documents. 

La gestion électronique des documents : une fois collectée, cette masse d’informations va devoir être traitée, classée et archivée. Des logiciels GED existent pour faciliter la compilation et l’analyse documentaire. 

2 risques majeurs pour la digitalisation entreprise

Le digital est devenu un incontournable dans l’exercice professionnel. Toutefois, deux risques semblent se détacher pour les entreprises qui souhaitent embrasser le virage du numérique. 

1. Le coût de la digitalisation 

S’il paraît facile de le dire, entreprendre la transformation digitale de son activité n’est pas toujours aussi simple dans les faits, et ce notamment en raison de son coût financier. Au premier abord, les dépenses de pour les appareils et les nouveaux logiciels, comme les CRM ou les facturiers numériques, sont inévitables. Mais l’autre coût caché de la digitalisation entreprise est celui de la formation des équipes pour préparer le virage numérique et leur montée en compétence sur les outils spécifiques. 

2. La réglementation numérique

Certains vides juridiques existent, mais l’ensemble tend à s’uniformiser avec un législateur plus au fait de la complexité du digital. Par exemple, évoquer le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadrant le traitement des informations personnelles oblige les entreprises à se mettre aux normes pour ne pas risquer de sanction. 

Quelles solutions pour faire face aux menaces du digital pour son organisation ?

Digital Working Solutions, une société française, accompagne les professionnels dans leur transformation numérique afin de mieux identifier les problématiques propres à leur entreprise. Elle aligne votre organisation (en conformité) avec les différentes réglementations qui encadrent ces changements technologiques.