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Dématérialisation facture : mieux comprendre son impact sur l’entreprise

Nous entendons de plus en plus parler d’elle, mais qu’est-ce que réellement la facturation électronique ? 

L’époque de l’impression sur une feuille de papier d’une note de frais ou d’un bordereau comptable d’un client est révolu. 

La e-facturation est une méthode qui consiste à envoyer ou à payer une facture à distance. Elle facilite grandement les transactions et les règlements professionnels.

 

La facture dématérialisée, quels sont les bénéfices pour les entreprises ?

La vente d’un produit ou d’un service engendre obligatoirement la création d’un document prouvant la légitimité de la transaction. Il sert à la fois de preuve commerciale, comptable et juridique. 

Remplir les détails d’une facture sur un ordinateur puis de l’imprimer sur du papier ne sera bientôt plus d’usage. Le processus s’est quelque peu transformé au cours des dernières années. La facture électronique prend une place de plus en plus importante dans le règlement des achats entre professionnels, mais aussi avec le consommateur.

La digitalisation des factures permet de proposer une version en ligne d’une facture sous format papier. L’e-facture peut être transmise sur une plateforme sécurisée ou par email. 

L’un des grands avantages de cette solution digitale est que la facture électronique donne la possibilité de modifier le document à tout moment. 

La facturation numérique apporte un gain d’efficacité et de temps. Par des méthodes d’automatisation, la saisie anciennement manuelle peut désormais s’effectuer de manière autonome. Seules certaines informations devront être insérées laissant à la machine la possibilité d’entrer plus de 95 % de l’existant. Des modèles de factures en ligne sont disponibles avec des formules préremplies afin d’optimiser le temps des équipes pour ne se concentrer uniquement sur le cœur de leur métier.

 

Vers une gestion plus performante de sa facturation grâce à la dématérialisation de documents

La e-facture n’est finalement que la partie visible de l’iceberg. 

En effet, l’automatisation des factures est l’enjeu de demain pour les organisations. Un facturier électronique assure une meilleure transmission d’informations entre l’agent de facturation.

Pour un traitement de données comptables plus efficient, la dématérialisation facture qui repose sur le remplacement du papier au profit d’une innovation plus écologique et, plus économique. Elle améliore le traitement des éléments à prendre en compte dans le processus de paiement. 

Pour implémenter ce nouveau système au sein d’une entreprise, il n’est parfois pas nécessaire d’entreprendre une numérisation de l’ensemble des documents fournisseurs et clients. Très souvent, les données sont déjà présentes sur des PDF ou des documents préalablement échangés. 

 

La facturation numérique est à l’origine du perfectionnement et de la normalisation d’une comptabilité. 

Plus efficace, elle demande moins de temps et d’effort que de produire et de livrer un document de facturation papier. 

Plus précis, la e-facturation réduit les erreurs humaines lors de la saisie. 

Pour finir, elle ouvre indéniablement vers l’automatisation généralisée des fonctions non inhérentes à son activité. 

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Les avantages de signer en ligne pour faire authentifier des documents

La signature électronique en ligne doit permettre d’identifier la personne signataire. Avec l’essor de la numérisation, les copies électroniques de documents sont devenues la norme pour échanger des informations en interne ou avec des partenaires. Parapher un contrat, un bulletin de paie ou toute autre pièce professionnelle est aujourd’hui indispensable pour garantir l’authenticité des informations.

 

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

La crise du Covid-19 aura renforcé l’influence de la signature numérique dans l’environnement professionnel. Si cette dernière connaissait déjà un grand succès en raison de la dématérialisation documentaire, la pandémie aura montré tout le potentiel d’utiliser la solution digitale plutôt que l’empreinte physique.

Les avantages d’identifier un document via une signature en ligne sont nombreux :

Accessible : il est désormais possible de signer un PDF ou un fichier Word grâce à des outils gratuits disponibles en ligne. Nous pouvons également choisir une solution payante pour augmenter le niveau de sécurité et garantir la non-falsification des données échangées entre les parties.

Rapide : alors que le confinement et l’émergence du télétravail ne permettent pas toujours la rencontre physique, pouvoir signer un document en ligne accélère les procédures et facilite les transactions.

Économique : plus besoin d’imprimer des dossiers de plusieurs dizaines de pages ! Tout se passe via des documents rédigés directement sur internet ou numérisés pour éliminer les coûts d’impression dans l’entreprise.

Parapher un document de sa main ou créer une signature numérique a aujourd’hui la même valeur. Les organisations l’ont bien compris et profitent donc des bénéfices d’une alternative parfaitement adaptée aux nouveaux usages.

 

Les autres avantages de la signature digitale

Parce que le numérique peut bouleverser une organisation entière, adopter des principes agiles et connectés permet de limiter les frictions liées à la digitalisation.

Une entreprise qui utilise une solution de signature digitale en ligne donne la possibilité à ses collaborateurs d’être davantage focalisé sur le cœur de leur métier et d’éviter les tâches répétitives. Le gain de temps généré par la e-signature booste les performances individuelles et collectives en éliminant le stress et la perte de temps.

Comme évoqué précédemment, le télétravail est un des résultats pouvant expliquer le  recours à la signature numérique. Pour les organisations qui font de la mobilité un pilier de leur culture d’entreprise, envoyer des fichiers à signer sans barrière temporelle et géographique est un bénéfice important.

 

La signature électronique est-elle sécurisée ?

Il existe trois niveaux de sécurité pour qualifier l’authenticité, la non-falsifiabilité, la non-réutilisabilité, l’inaltérabilité et l’irrévocabilité d’un document.

La signature standard : il s’agit d’une signature manuscrite sur internet ou sur un terminal dédié.

La signature avancée : une clé privée donne l’accès au document et augmente ainsi le niveau de surveillance.

La signature qualifiée ou la signature numérique de niveau 3 est l’échelon le plus élevé. La délivrance se fait lors d’une représentation physique pour s’assurer de l’identité de la personne. Elle reçoit généralement un dispositif physique en échange comme une clé USB contenant des informations sensibles permettant d’entrer sur une plateforme privée.

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3 défis de la transformation digitale entreprise

Transformation digitale des entreprise : La transition digitale invite les organisations à devenir des entreprises numériques à part entière. Cependant, le plan d’action numérique et les stratégies à mener ne doivent pas supplanter l’importance de mobiliser vos collaborateurs sur la question de l’innovation et l’ouverture aux nouvelles ressources numériques.

Pourquoi la digitalisation des entreprises est-elle difficile ?

La digitalisation corrobore la croissance des entreprises. Dans un monde qui vit sa pleine transformation numérique, il devient indispensable de prendre le virage du tout digital pour espérer rester compétitif et pouvoir répondre aux attentes des clients.

Toutefois, nous ne pouvons pas penser que digitaliser une entreprise se cantonne uniquement à l’adoption de nouveaux systèmes d’information ou à la mise en place d’une gestion électronique des documents poussée. La digitalisation, c’est choisir l’innovation aussi bien dans notre manière d’automatiser notre business que dans notre culture interne.

Les collaborateurs doivent comprendre que la transition digitale passe par la considération de l’écosystème de l’entreprise dans son ensemble. Nous savons pertinemment Lorsque l’on sait que 62 % des employés ne souhaitent pas sortir de leur zone de confort et que 70 % des échecs en stratégie numérique sont dus à la résistance des salariés, le changement technologique ne pourra s’opérer sans une meilleure mobilisation des ressources sur le sujet.

Top 5 des challenges de la transition numérique des organisations

Alors que le digital présente des opportunités sans commune mesure pour les entités économiques, le développement d’une stratégie digitale efficiente génère de nombreux défis auxquels les chefs d’entreprises, managers et collaborateurs vont devoir affronter.

  1. Un manque de connaissances sur les questions IT

La complexité de l’univers informatique et plus généralement de celui du numérique peut ralentir la croissance digitale d’une entreprise. Les leviers digitaux peu ou pas maîtrisés engendre un impact sur la performance des équipes et celle de l’entreprise. Il faut donc encourager la formation en interne pour assurer la réussite du virage numérique. Pour une l’intégration d’une culture du digital forte, il est indispensable de permettre à chacun d’être autonome sur son poste et d’être à même d’identifier les problèmes.

  1. Ne pas mettre le client au centre de sa stratégie

Vouloir digitaliser, c’est bien, mais le faire efficacement, c’est encore mieux.

Pour réussir cette étape, le client doit être un des acteurs principaux de sa révolution numérique. En effet, les organisations ne peuvent plus se permettre de reléguer les clients au second plan. Nous assistons à un changement de paradigme où le consommateur devient un acteur dans le processus de création.

Avec l’exposition du web, le client est désormais ultra connecté et il veut profiter de cet essor numérique pour entretenir une relation particulière, voire intime, avec l’entreprise.

  1. Passer à côté de la big data

La collecte d’informations va permettre une personnalisation des services, des produits, mais aussi des relations. Il s’agit de l’un des piliers de la transition numérique. Les entreprises qui ne seront pas en capacité de récolter et surtout d’analyser les données auront une longueur de retard sur leur marché.

Faire le pari numérique est une opportunité nouvelle pour repenser l’organisation.

La transformation digitale se doit de rendre pérenne une activité tout en misant sur l’innovation et la créativité des équipes. Cela permet de rester dans la course et de proposer des services ou produits toujours plus attractifs et de correspondre aux aspirations des consommateurs 3.0.

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