La dématérialisation de documents favorise-t-elle le développement de l’entreprise ?

Le but premier de la dématérialisation est d’éliminer le papier. Mais au-delà de l’aspect économique et écologique, s’engager sur la voie de la numérisation représente un réel investissement pour le futur.

Les bénéfices sont nombreux, incluant notamment la notion de contrôle de l’information et de la sécurité des données.

L’importance de dématérialiser au sein d’une entreprise

Nous définissons la dématérialisation de documents comme étant la transformation des documents papier en fichiers digitaux. Cette numérisation répond à des problématiques nouvelles dans un monde qui ne cesse d’innover dans les outils de communication.

Aujourd’hui, tout ce qui existe sous le format physique peut être dématérialisé.

Ce processus de digitalisation des documents s’est accéléré depuis ces dernières années, obligeant les organisations à se tourner vers des alternatives plus efficientes que leur système d’information actuel.

Ainsi, cette transition brutale est indispensable. Elle touche tous les domaines internes de l’entreprise. De la dématérialisation des factures à celui des bulletins de paie, en passant par la communication, le numérique ouvre un champ des possibles jusqu’alors inimaginable avec les données analogiques.

À l’ère des ordinateurs et autres appareils connectés, l’information ne circule plus de la même façon ; mais, aussi et surtout, elle n’est plus diffusée à la même vitesse. La transmission se doit de limiter les frictions et d’être quasi instantanée.

Les avantages de la dématérialisation des informations

1. La sécurité

Protéger nos informations sensibles est un défi pour de nombreuses d’entreprises. La dématérialisation assure le stockage de données de manière fiable et totalement sécurisée.

L’apparition des clouds privés et la signature électronique limitent le risque de perte ou de vol d’informations. Si les cyberattaques se sont multipliées de plus de 13 % au cours de la dernière décennie, la numérisation de documents est de loin la solution idéale qui permet de renforcer la sécurité d’une organisation.

2. Les économies réalisées

Les imprimantes, l’encre ou encore les rames de papier représentent un budget conséquent chaque année. Une étude Xerox démontre que plus de la moitié des feuilles de papier imprimées sont systématiquement jetées le même jour.

La duplication des informations oblige les entreprises à dédier des espaces entiers au stockage du matériel et des données. Les impressions sont conservées, mais peu utilisées. Un gain de place se libère pour pouvoir agencer l’environnement de travail différemment.

3. Un geste écologique

La fabrication d’une rame de papier a un impact écologique deux fois supérieur à celui d’un sac plastique. La papeterie en entreprise prend alors une dimension environnementale et elle est associée à du gaspillage ou à une empreinte carbone excessive.

Le développement d’internet apporte des alternatives nouvelles dont chaque entreprise devrait pouvoir profiter pour réaliser des économies et digitaliser son système d’information.

Agile et performante, la dématérialisation ne sera bientôt plus une option. Avec l’importance de la gestion électronique des documents pour les entreprises, la numérisation est un sujet central pour gagner en productivité et en performance.