Les avantages de signer en ligne pour faire authentifier des documents

publié le

21/03/2022

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La signature électronique en ligne doit permettre d’identifier la personne signataire. Avec l’essor de la numérisation, les copies électroniques de documents sont devenues la norme pour échanger des informations en interne ou avec des partenaires. Parapher un contrat, un bulletin de paie ou toute autre pièce professionnelle est aujourd’hui indispensable pour garantir l’authenticité des informations.

 

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

La crise du Covid-19 aura renforcé l’influence de la signature numérique dans l’environnement professionnel. Si cette dernière connaissait déjà un grand succès en raison de la dématérialisation documentaire, la pandémie aura montré tout le potentiel d’utiliser la solution digitale plutôt que l’empreinte physique.

Les avantages d’identifier un document via une signature en ligne sont nombreux :

Accessible : il est désormais possible de signer un PDF ou un fichier Word grâce à des outils gratuits disponibles en ligne. Nous pouvons également choisir une solution payante pour augmenter le niveau de sécurité et garantir la non-falsification des données échangées entre les parties.

Rapide : alors que le confinement et l’émergence du télétravail ne permettent pas toujours la rencontre physique, pouvoir signer un document en ligne accélère les procédures et facilite les transactions.

Économique : plus besoin d’imprimer des dossiers de plusieurs dizaines de pages ! Tout se passe via des documents rédigés directement sur internet ou numérisés pour éliminer les coûts d’impression dans l’entreprise.

Parapher un document de sa main ou créer une signature numérique a aujourd’hui la même valeur. Les organisations l’ont bien compris et profitent donc des bénéfices d’une alternative parfaitement adaptée aux nouveaux usages.

 

Les autres avantages de la signature digitale

Parce que le numérique peut bouleverser une organisation entière, adopter des principes agiles et connectés permet de limiter les frictions liées à la digitalisation.

Une entreprise qui utilise une solution de signature digitale en ligne donne la possibilité à ses collaborateurs d’être davantage focalisé sur le cœur de leur métier et d’éviter les tâches répétitives. Le gain de temps généré par la e-signature booste les performances individuelles et collectives en éliminant le stress et la perte de temps.

Comme évoqué précédemment, le télétravail est un des résultats pouvant expliquer le  recours à la signature numérique. Pour les organisations qui font de la mobilité un pilier de leur culture d’entreprise, envoyer des fichiers à signer sans barrière temporelle et géographique est un bénéfice important.

 

La signature électronique est-elle sécurisée ?

Il existe trois niveaux de sécurité pour qualifier l’authenticité, la non-falsifiabilité, la non-réutilisabilité, l’inaltérabilité et l’irrévocabilité d’un document.

La signature standard : il s’agit d’une signature manuscrite sur internet ou sur un terminal dédié.

La signature avancée : une clé privée donne l’accès au document et augmente ainsi le niveau de surveillance.

La signature qualifiée ou la signature numérique de niveau 3 est l’échelon le plus élevé. La délivrance se fait lors d’une représentation physique pour s’assurer de l’identité de la personne. Elle reçoit généralement un dispositif physique en échange comme une clé USB contenant des informations sensibles permettant d’entrer sur une plateforme privée.

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