Pourquoi mettre en place une GED ?

publié le

01/06/2022

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Pourquoi mettre en place une GED ?

La gestion électronique de documents est un système qui permet d’optimiser la digitalisation de son entreprise.

Qu’importe le secteur d’activité, les organisations partagent toutes une même problématique, à savoir l’augmentation des fichiers à éditer, imprimer et partager.

Cela engendre des coûts de fonctionnement qui explosent.

La vitesse à laquelle se déploie la digitalisation dans le monde a multiplié les informations et la production de contenu papier échangé chaque jour. Les organisations doivent déployer une énergie considérable pour faire face à l’accumulation de documents.

La technologie apporte alors des solutions GED intéressantes comme les logiciels gestion électronique des documents devenus des outils indispensables pour la création, le stockage, l’archivage et la protection des documents.

Gain en productivité, automatisation et sécurité des données sont autant d’opportunités offertes dans un projet GED.

 

Les avantages d’une stratégie de GED

  1. Améliorer l’accès à l’information

20 %, soit 1 jour par semaine, serait consacré à la recherche d’information dans le cadre de leur fonction. La Ged contribue à rendre la recherche plus rapide pour booster la productivité des équipes. Archivée dans un Cloud dédié, elle permet de gagner un temps précieux et de diminuer drastiquement la perte de données. Qu’importe le nombre de fichiers, une gestion électronique efficiente facilite le classement des documents grâce à un système d’arborescence pensé et des dossiers visibles directement à distance et de manière rétroactive.

 

  1. Réduire la dépendance au papier

Difficile pour l’entreprise de se passer de l’utilisation du papier dans son quotidien. La GED peut donc apporter une réponse efficace pour réduire les impressions et ainsi faire baisser la facture. Une consommation qui s’élève jusqu’à 85 kilos par an et par salarié. Si le changement d’habitudes peut permettre de limiter le gaspillage, la gestion automatique va au-delà en élimant le papier au profit d’un format électronique.

 

Collaboration et productivité, les bénéfices insoupçonnés d’un système de gestion documentaire pour les équipes

Dans un monde où le télétravail prend de plus en plus d’ampleur, la capacité à pouvoir échanger et collaborer efficacement passe en grande partie par la dématérialisation et plus largement la gestion électronique des documents. Les fichiers peuvent être ajoutés via une ou plusieurs sources et être accessibles à tout moment. La diffusion de l’information s’effectue par email ou à travers un logiciel GED. Une meilleure visibilité sur les contenus envoyés à l’extérieur donc et un monitoring plus poussé pour les managers d’équipes.

La transition d’un modèle papier à la gestion automatique de documents aide les organisations à automatiser les tâches chronophages et à minimiser les erreurs. L’impact sur la productivité est notoire avec des logiciels de gestion documentaire pour apporter une solution à chaque défi engendré par la digitalisation.

La GED est une stratégie qui améliore le traitement des documents. Une nouvelle manière de gérer l’information en interne et en externe. Le flux de documents est traité plus rapidement grâce aux logiciels de gestion qui se chargent de stocker et de classer l’ensemble des informations reçues ou échangées par l’entreprise.

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